Pengorganisasian Struktur Manajemen
a. Definisi
Pengorganisasian
Struktur
Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi
yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur
Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang
satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.
Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa
melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di
kerjakan.
Pengorganisasian
adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian
didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai
dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil
pengorganisasian adalah struktur organisasi.
b. Pengorganisasian
Sebagai Fungsi Manajemen
Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi :
·
Organisasi
Formal
Organisasi
formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan
suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan
kerja yang rasional.
·
Organisasi
Informal
Organisasi
informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu
aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Salah satu bagian penting organisasi adalah
pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih
berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi.
Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang
organisasi formal dan informal berbeda :
· Organisasi Informal
Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar
pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi
informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.
· Kepemimpinan.
Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta
muncul dan dipilih dalam informal.
· Pengendalian perilaku.
Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui
penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota
dengan pemenuhan kebutuhan.
· Ketergantungan.
Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan
hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok
informal.
Walaupun ada perbedaan
tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal
sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak
dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal
dan setiap organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal.
Actuating Dalam Manajemen
a. Definisi
Actuating
Dari seluruh rangkaian proses manajemen,
pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam
fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan
aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih
menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam
organisasi
Dalam hal ini, George R. Terry (1986)
mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota
kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai
sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para
anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
b. Pentingnya
Actuating
Actuating adalah suatu tindakan untuk
mengusahakan agarsemua agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai
sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi.
artinya menggerakkan orang-orang agarmau bekerja dengan sendirinya atau dengan
kesadaran secarabersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.
Fungsi
Actuating :
·
Mempengaruhi orang – orang agar bersedia
menjadi pengikut
·
Menaklukan daya tolak seseorang
·
Membuat orang dapat mengerjakan tugasnya
dengan baik
Dalam sebuah organisasi, kita mengenal
adanya konsep POAC, Planning, Organizing, Actuating, dan Controling. Keempat
aspek ini merupakan satu kesatuan langkah sehingga jika tidak terlaksana salah
satu, tentu perjalanan organisasi akan timpang.
c. Prinsip
Actuating
Pengarahan merupakan aspek hubungan
antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia
mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai
tujuan. Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena
disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari
manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang
berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh
karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada
beberapa prinsip, yaitu:
·
Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada
prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin
besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat
berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan
dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti: perencanaan, struktur
organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan
untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
·
Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi
kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka
mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu
besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis
dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi
masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk
memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi
apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka
menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
· Prinsip
kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat
penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana
para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya.
Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam
pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka
untuk memperoleh hasil maksimal.
Mengendalikan Fungsi Manajemen
a. Definisi
Controlling
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang
sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah diterapakan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan,
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam
pencapaian tujuan perusahaan.
Mc.
Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan
ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan
sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.
b. Langkah-langkah
Dalam Kontrol
Mockler
(1984) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu :
1. Menetapkan
standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
Standar
yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni
titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur
prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang
perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap
langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.
2. Melakukan
Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran
prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga
penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui
lebih dahulu.
3. Menetapkan
Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu
dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah
ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa
segala sesuatunya beada dalam kendali.
4. Mengambil
Tindakan Korektif
Proses
pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan
yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan
penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui
dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau
kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.
c. Kontrol
Sebagai Fungsi Manajemen
Proses
pengamatan, penentuan standar yang akan dicapai, menilai pelaksanaan, dan jika
perlu mengambil tindakan korektif sehingga pelaksanaan dapat berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan utama dari kegiatan
pengawasan adalah membuat kegiatan-kegiatan manajemen dinamis dan berhasil
secara efektif dan efisien. Sesuai dengan perannya dalam sebuah organisasi,
pengawasan memiliki beberapa fungsi.
Motivasi
a. Definisi
Motivasi
Motivasi
adalah suatu proses dimana kebutuhan-kebutuhan mendorong seseorang untuk
melalukan serangkaian kegiatan yang mengarah ke tercapainya tujuan tertentu. Tujuan
yang, jika berhasil dicapai akan memuaskan atau memenuhi kebutuhan-kebutuhan
tersebut.
b. Definisi
Motivasi Kerja
Motivasi
kerja adalah proses mempengaruhi atau mendorong dari luar terhadap seseorang
atau kelompok kerja agar mereka mau melaksanakan sesuatu yang telah ditetapkan
untuk mencapai tujuan yang dikehendaki.
c. Teori-teori
Motivasi
Banyak
teori motivasi yang telah dikembangkangkan. Dari teori-teori motivasi yang ada,
ada yang lebih menekankan pada ‘Apa’ yang memotivasi tenaga kerja, yaitu teori
motivasi isi, da nada yang memusatkan perhatiannya pada ‘Bagaimana’ proses
motivasi berlangsung, yaitu teori motivasi proses. Teori motivasi isi
berkeyakinan tentang adanya kondisi internal dalam individu yang dinamakan
kebutuhan atau motif. Teori proses bersibuk diri dengan menemukenali dan
mempelajari proses-proses yang memprakarsai, mempertahankan dan mengakhiri
perilaku.
Didalam
teori isi ada 4 teori yang terkandung di dalamnya, yaitu: teori tata
tingkat-kebutuhan, teori eksistensi-relasi-pertumbuhan, teori dua faktor, dan
teori motivasi berprestasi. Sedangkan dari teori motivasi proses juga terdapat
4 teori yang terkandung di dalamnya, yaitu: teori pengukuhan, teori tujuan,
teori expectancy, dan teori equity.
Kepuasan Kerja
a. Definisi
Kepuasan Kerja
Howell
dan Dipboye (1986) memandang kepuasan kerja sebagai hasil keseluruhan dari
derajat rasa suka atau tidak sukanya tenaga kerja terhadap berbagai aspek dari
pekerjaannya. Dengan kata lain kepuasan kerja mencerminkan sikap tenaga kerja
terhadap pekerjaannya.
b. Aspek-aspek
Kepuasan Kerja
Ø Pekerjaan
itu sendiri
Setiap
karyawan lebih menyukai pekerjaan yang memberikan peluang kepada mereka untuk
menggunakan ketrampilan dan kemampuan yang dimiliki, yang mampu menawarkan satu
varietas tugas, kebebasan dan umpan balik tentang seberapa baiknya mereka dalam
melakukan hal tersebut. Karakteristik tersebut membuat pekerjaan menjadi lebih
menantang secara mental. Studi-studi mengenai karakteristik pekerjaan,
diketahui bahwa sifat dari pekerjaan itu sendiri adalah determinan utama dari
kepuasan kerja. Lima dimensi inti dari materi pekerjaan yang meliputi ragam
ketrampilan (skill variety), identitas pekerjaan (task identity), keberartian
pekerjaan (task significance), otonomi (autonomy) dan umpan balik (feedback).
Dari setiap dimensi inti dari pekerjaan mencakup sejumlah aspek materi
pekerjaan yang dapat mempengaruhi kepuasan kerja seseorang. Adapun kaitan
masing-masing dimensi tersebut dengan semakin besarnya keragaman aktivitas
pekerjaan yang dilakukan, seseorang akan merasa pekerjaanya semakin berarti.
Ø Mutu
Pengawasan Supervisi
Kegiatan
pengawasan merupakan suatu proses dimana seorang manajer dapat memastikan bahwa
kegiatan yang dilakukan oleh karyawannya sesuai dengan apa yang telah
direncanakan sebelumnya. Proses pengawasan mencatat perkembangan pekerjaan yang
telah dilakukan oleh karyawan sehingga memungkinkan manajer untuk dapat
mendeteksi adanya penyimpangan dari apa yang telah direncanakan dengan hasil
saat ini, dan kemudian dapat dilakukan tindakan pembetulan untuk mengatasinya.
Perilaku pengawas merupakan hal penting yang menentukan selain dari kepuasan
kerja itu sendiri. Sebagian besar dari studi yang telah dilakukan menunjukkan
hasil bahwa karyawan akan lebih puas dengan pemimpin yang lebih bijaksana,
memperhatikan kemajuan, perkembangan dan prestasi kerja dari karyawannya.
Ø Gaji
atau Upah
Karyawan
selalu menginginkan sistem penggajian yang sesuai dengan harapan mereka.
Apabila pembayaran tersebut tampak adil berdasarkan pada permintaan pekerjaan,
tingkat ketrampilan individu, dan standar pembayaran masyarakat pada umumnya,
maka kepuasan yang dihasilkan akan juga tinggi. Upah sebagai jumlah keseluruhan
pengganti jasa yang telah dilakukan oleh tenaga kerja yang meliputi upah pokok
dan tunjangan sosial lainnya (Heijdrachman, 1992:111). Gaji merupakan salah
satu karakteristik pekerjaan yang menjadi ukuran ada tidaknya kepuasan kerja,
dalam artian ada atau tidaknya keadilan dalam pemberian gaji tersebut. Gaji
atau upah yang diberikan kepada karyawan merupakan suatu indikator terhadap
keyakinan seseorang pada besarnya upah yang harus diterima.
Ø Kesempatan
Promosi
Promosi
merupakan perpindahan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain dimana jabatan
tersebut memiliki status dan tanggung jawab yang lebih tinggi. Hal ini
memberikan nilai tersendiri bagi karyawan, karena merupakan bukti pengakuan
terhadap prestasi kerja yang telah dicapai oleh karyawan. Promosi juga memberikan
kesempatan untuk pertumbuhan pribadi, untuk lebih bertanggung jawab dan
meningkatkan status sosial (Robbins, 2003:108). Oleh karena itu salah satu
kepuasan terhadap pekerjaan dapat dirasakan melalui ketetapan dan kesempatan
promosi yang diberikan oleh perusahaan.
Ø Rekan
Kerja
Manusia
merupakan makhluk sosial yang membutuhkan interaksi dengan orang lain, begitu
juga dengan karyawan di dalam melakukan pekerjaannya membutuhkan interaksi
dengan orang lain baik rekan kerja maupun atasan mereka. Pekerjaan seringkali
juga memberikan kepuasan kebutuhan sosial, dimana tidak hanya dalam arti
persahabatan saja tetapi dari sisi lain seperti kebutuhan untuk dihormati,
berprestasi, dan berafiliasi. Rekan kerja juga merupakan bagian dari perwujudan
salah satu teori motivasi menurut Alderfer yaitu kebutuhan akan hubungan
(Relatedness Needs), dimana penekanan ada pada pentingnya hubungan
antar-individu (interpersonal relationship) dan bermasyarakat (social
relationship). (George & Jones, 2002, p.59). Pada dasarnya seorang karyawan
juga menginginkan adanya perhatian dari rekan kerjanya, sehingga pekerjaan juga
mengisi kebutuhan karyawan akan interaksi sosial, sehingga pada saat seorang
karyawan memiliki rekan kerja yang saling mendukung dan bersahabat, maka akan meningkatkan
kepuasan kerja mereka.
c. Faktor
Penentu Kepuasan Kerja
Ghiselli dan Brown, mengemukakan adanya lima faktor yang
menimbulkan kepuasan kerja, yaitu:
ü Kedudukan (posisi)
Umumnya manusia beranggapan bahwa seseorang yang bekerja
pada pekerjaan yang lebih tinggi akan merasa lebih puas daripada karyawan yang
bekerja pada pekerjaan yang lebih rendah. Pada beberapa penelitian menunjukkan
bahwa hal tersebut tidak selalu benar, tetapi justru perubahan dalam tingkat
pekerjaanlah yang mempengaruhi kepuasan kerja.
ü Pangkat (golongan)
Pada pekerjaan yang mendasarkan perbedaan tingkat
(golongan), sehingga pekerjaan tersebut memberikan kedudukan tertentu pada
orang yang melakukannya. Apabila ada kenaikan upah, maka sedikit banyaknya akan
dianggap sebagai kenaikan pangkat, dan kebanggaan terhadap kedudukan yang baru
itu akan merubah perilaku dan perasaannya.
ü Umur
Dinyatakan bahwa ada hubungan antara kepuasan kerja dengan
umur karyawan. Umur di antara 25 tahun sampai 34 tahun dan umur 40 sampai 45
tahun adalah merupakan umur-umur yang bisa menimbulkan perasaan kurang puas
terhadap pekerjaan.
ü Jaminan finansial dan jaminan sosial
Masalah finansial dan jaminan sosial kebanyakan berpengaruh
terhadap kepuasan kerja.
ü Mutu pengawasan
Hubungan antara karyawan dengan pihak pimpinan sangat
penting artinya dalam menaikkan produktifitas kerja. Kepuasan karyawan dapat
ditingkatkan melalui perhatian dan hubungan yang baik dari pimpinan kepada
bawahan, sehingga karyawan akan merasa bahwa dirinya merupakan bagian yang
penting dari organisasi kerja (sense of belonging).
Sedangkan Faktor-faktor yang memberikan kepuasan kerja
menurut Blum (1956) sebagai berikut :
·
Faktor
individual, meliputi umur, kesehatan, watak dan harapan.
· Faktor
sosial, meliputi hubungan kekeluargaan, pandangan masyarakat, kesempatan
berkreasi, kegiatan perserikatan pekerja, kebebasan berpolitik, dan hubungan
kemasyarakatan.
·
Faktor
utama dalam pekerjaan, meliputi upah, pengawasan, ketentraman kerja, kondisi
kerja, dan kesempatan untuk maju. Selain itu juga penghargaan terhadap
kecakapan, hubungan sosial di dalam pekerjaan, ketepatan dalam menyelesaikan
konflik antar manusia, perasaan diperlakukan adil baik yang menyangkut pribadi
maupun tugas.
Referensi
:
Munandar,
A.S. Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta: Penerbit Universitas
Indonesia (UI-Press), 2001. Vii, 466 hlm.; 24 cm.
